电子医疗索赔系统
一般问题
e-Medical Claims System (本系统)旨在简化和自动化门诊索偿的处理程序。本系统将于 2021 年 7 月 1 日推出，为各合资格成员缔造一个方便使用的电子网站，透过网上平台或香 港浸会大学手机应用程式去递交及追踪其门诊医疗索偿。本系统除加快索偿过程和付款时 间外，更减轻成员以往以人手处理索偿时因递交纸质索偿表格的行政工作。
所有门诊医疗索偿，包括:
一. 门诊医疗索偿 (西医) ，其中包括:(i) 由注册医生进行的普通科/专科诊疗 (包括正常疗程所需的药物，惟 30 天或以 上的疗程则视为长期药物);
(ii) 被转介物理/整脊治疗 ;
(iii) 被转介诊疗性的X光检查(包括先进扫描)及化验费用;及
(iv) 由注册西医处方的 30 天或以上之长期药物。
二. 特别牙科护理福利
三. 分娩福利
四. 预防性护理福利 (仅适用于合资格职员)
下列医疗索偿不可经由 e-Medical Claims System 申请:
一. 门诊医疗索偿 (中医) ;
二. 基本牙科护理 ;
三. 住院医疗福利 ; 及
四. 在诊所进行的手术或先进诊断扫描(包括但不限于内窥镜检查、洗耳、磁力共振、电脑扫描、正电子扫描、血管造影等)都应透过住院医疗福利索偿。
大学指定的服务供应商会按照综合医疗计划中规定的年度配额，免费向成员提供(一)和 (二)项的医疗福利，因此无需提交个别申请索偿。至于(三)和(四)项的索偿处理，索偿人 则需填写 "住院及手术索偿申请表" (按此)，并将填妥的表格连同正本收据直接或经财务 处交往保险公司。
在过渡期后，即系统于 2021 年 7 月 1 日推出的一个月后，所有纸质门诊医疗索偿表格将不 获处理。意味着所有纸质门诊医疗索偿表格应于 2021 年 7 月 31 日或之前提交至财务处。此后，所有纸质门诊医疗索偿表格将不受处理及退还给索偿人。
所有 e-Claims 应在诊症/治疗当日起计三十(30)个日历天内通过系统提交。为配合 e- Medical Claims System能顺利过渡，提交日期可延至2021年7月31日。即索偿人可提 交由诊症/治疗当日起计超过 30 个日历天的 e-Claim，直至 2021 年 7 月 31 日。此后，除 非索偿人能提供充份理由给予财务处作个别审批，否则任何迟交的索偿申请可能不获处理。
索偿人在提交 e-Claims 时无需递交正本文件/收据，除非该 e-Claims 被抽选查核。如e- Claim 被抽选查核，索偿人将会收到电子邮件通知，并需于通知日期起三十(30)个日历天内，把正本文件/收据连同该电子邮件的副本(或标记e- Claim 编号)递交至财务处。索偿 人可经校内邮寄提交正本文件/收据致「财务处(医疗组)」。
财务处只会在收到正本文件/收据后，才会处理相关 e-Claim。如财务处在三十(30)个日历 天内仍然未能收到正本文件/收据，该 e-Claim 将会经本系统自动退回给索偿人。
因 e-Claim 有可能被抽选查核，所以索偿人应保留正本收据/发票至少三(3)个月并由完成索偿的日期开始起计。
索偿人可以使用本系统主页上的“索偿查询”功能来检阅其 e-Claims 的处理状况。此功能可让索偿人查看最近两个财政年度(包括目前财政年度)内所提交的索偿。此外，当 e-Claim 被提交、处理、付款、退回或不获处理时，索偿人亦会收到相关的电子邮件通知。
如要储存尚未完成的 e-Claim 以作日后提交，可以点击“储存草稿”，而已输入的资料将 会被保存。日后阁下可返回系统以检索该草稿纪录并继续完成该 e-Claim ; 未完成的 e- Claim 会保存在系统主页上“行动警示”下的“尚未递交的索偿”内。如果 e-Claim 草稿在 其建立日期三十(30)个日历天后仍未被提交，该 e-Claim 草稿则会自动从系统中删除。
要继续完成系统中已保存的 e-Claim 草稿，可从系统主页上“行动警示”下的“尚未递交 的索偿”中选择相关 e-Claim 草稿，并完成输入所需资料。
请注意，e-Claims 草稿只会从建立日期起在系统中保存三十(30)个日历天。未完成的 e- Claim 草稿如在其建立日期起计三十(30)个日历天后仍未被提交，则会自动从系统中删除。
阁下可透过系统主页上的 “福利余额” 来检阅帐户下所有成员(包括符合资格的家庭成员) 的医疗福利余额。
阁下可在系统主页上的“索偿查询” 来检阅各个e-Claim的状况。阁下可以输入e-Claim编号、医疗类别、索偿人或提交日期去搜索。
每一个 e-Claim 只可提交一个索偿人的单一次医疗诊症申请。不可于同一个 e-Claim 内提交多个索偿人或多次医疗诊症的申请。
如需协助，请提供 e-Claim 编号并致电财务处二十四小时热线电话 3411-2299 或电邮 fomedical@hkbu.edu.hk。财务处热线只提供预先录制关于薪酬和福利上的常见资料。如 需留言予财务处，请致电财务处热线后按1 > 0 (广东话) ; 或2 > 0 (英语) ; 或3 > 0 (普通话)。请于留言信箱留下阁下的姓名、查询问题、e-Claim 编号和联络方法。阁下亦 可以电邮致 fomedical@hkbu.edu.hk。财务处会在两个工作天内回覆阁下。
系统资料输入的疑问
提交步骤:
- 合资格成员可经由网上 e-Medical Claims System (BUniPort)(按此)或大学的手机应用程式递交;
- 在主页按“新e-Claims”;
- 选择“索偿人”和“医疗类别”;
- 输入“诊症/治疗日期”;
- 输入“医生姓名/诊所名称 (自选)”;
- 输入/选择“诊断”;
- 在“索偿性质”内选择新 e-Claim 或第二次索偿 ;
- 输入“收据金额”
- 上载所需要的收据/发票及/或转介信;
- 检阅该“e-Claim”;和
- “递交”前细阅“声明及授权”
不可以。所有索偿必须提供医疗诊断。而该诊断必需由注册西医在收据上清楚列明。
如治疗是在政府诊所或医管局辖下的医院门诊进行并取得相关收据，索偿人可作出自我声 明去确定医疗诊断，即可获得豁免。
因医学名称众多，系统上未必能提供所有医学上的专业诊断名称。如果找不到合适的诊断名称，请选择“其他疾病”，并输入收据上的诊断名称。
索偿人需要透过上载扫描副本或图像(PDF、JPG 或 PNG 格式)来附上正式收据、转介信或其 他文件。系统将根据所选的医疗类别/项目，显示所需要的上载的文件类型(例如收据，转 介信等)。
每种文件类型(收据或转介信)，只可最多每次上载五张图像或文件档案，而每份文件上载的容量上限为 5MB。请注意此系统只支援 PDF, JPF 或 PNG 格式。
所有 e-Claim 应在诊症/治疗当日起计的三十(30)个日历天内递交。逾期递交的 e-Claim 会被系统提示要求在留言箱中提供迟交原因，并且有可能不获处理。请注意所有逾期申请会由财务处作出个别审批。
当收据金额超过 e-Claim 的预定门槛，系统会要求索偿人提供处方药物的日数。
如果收据上没有注明这些资料，索偿人须随后要求注册医生或诊所提供相关医疗费用的明 细，包括(1) 诊金 ; (2) 药物费用; 和 (3) 处方药物的日数。索偿人应该在递交 e-Claim 时一拼输入以上资料。
如何处理被退回或不获处理的e-Claim
当申索资料不足或不正确，e-Claim 便会被退回。索偿人会收到电邮通知该 e-Claim 巳被 退回并等待索偿人提供进一步的资料。
索偿人可选择在系统主页上“行动警示”下的“e-Claim 需要额外资料”，补交所要求的 资料。当确认已经提供所要求的资料后，才好再次递交申请。如财务处未能在通知日期起 计三十(30) 个日历天内收到所要求的资料，该 e-Claim 将会被自动当成是索偿人撤消申请。
在任何原因下，当全部或部份 e-Claim 被不获处理时，索偿人会收到一封电邮通知。该 e- Claim 不获处理的原因亦会显示在系统上“退回原因”当中。索偿人应审视相关原因并作 出适当的行动，例如(1) 接受不获处理的原因，或(2) 尽快电邮至fomedical@hkbu.edu.hk 作出上诉，但任何情况下，所有上诉也不可超过由不获处理电邮的发出日起计三十(30) 个 日历天提出。
付款问题
随着推行本系统，门诊赔偿的支付周期会由每两星期变成每星期支付。财务处会体谅及细 心地尽快处理阁下的 e-Claim，相关赔偿款项会直接存入员工的支薪银行户口当中。在正 常情况下，如 e-Claim 填写的资料正确及有足够的证明文件，阁下会在十五个工作天内获 得赔偿。
阁下可以透过系统主页上的“索偿查询”来检阅巳递交 e-Claim 的处理状况。当 e-Claim 被处理和支付后，阁下会收到一封电子邮件，通知阁下可经“BUniPort”下载 “门诊医疗 赔偿通知单”。