電子醫療索賠系統
一般問題
e-Medical Claims System (本系統)旨在簡化和自動化門診索償的處理程序。本系統將於 2021 年 7 月 1 日推出，為各合資格成員締造一個方便使用的電子網站，透過網上平台或香 港浸會大學手機應用程式去遞交及追蹤其門診醫療索償。本系統除加快索償過程和付款時 間外，更減輕成員以往以人手處理索償時因遞交紙質索償表格的行政工作。
所有門診醫療索償，包括:
一. 門診醫療索償 (西醫) ，其中包括:(i) 由註冊醫生進行的普通科/專科診療 (包括正常療程所需的藥物，惟 30 天或以 上的療程則視為長期藥物);
(ii) 被轉介物理/整脊治療 ;
(iii) 被轉介診療性的X光檢查(包括先進掃描)及化驗費用;及
(iv) 由註冊西醫處方的 30 天或以上之長期藥物。
二. 特別牙科護理福利
三. 分娩福利
四. 預防性護理福利 (僅適用於合資格職員)
下列醫療索償不可經由 e-Medical Claims System 申請:
一. 門診醫療索償 (中醫) ;
二. 基本牙科護理 ;
三. 住院醫療福利 ; 及
四. 在診所進行的手術或先進診斷掃描(包括但不限於內窺鏡檢查、洗耳、磁力共振、電腦掃描、正電子掃描、血管造影等)都應透過住院醫療福利索償。
大學指定的服務供應商會按照綜合醫療計劃中規定的年度配額，免費向成員提供(一)和 (二)項的醫療福利，因此無需提交個別申請索償。至於(三)和(四)項的索償處理，索償人 則需填寫 "住院及手術索償申請表" (按此)，並將填妥的表格連同正本收據直接或經財務 處交往保險公司。
在過渡期後，即系統於 2021 年 7 月 1 日推出的一個月後，所有紙質門診醫療索償表格將不 獲處理。意味着所有紙質門診醫療索償表格應於 2021 年 7 月 31 日或之前提交至財務處。 此後，所有紙質門診醫療索償表格將不受處理及退還給索償人。
所有 e-Claims 應在診症/治療當日起計三十(30)個日曆天內通過系統提交。為配合 e- Medical Claims System能順利過渡，提交日期可延至2021年7月31日。即索償人可提 交由診症/治療當日起計超過 30 個日曆天的 e-Claim，直至 2021 年 7 月 31 日。此後，除 非索償人能提供充份理由給予財務處作個別審批，否則任何遲交的索償申請可能不獲處理。
索償人在提交 e-Claims 時無需遞交正本文件/收據，除非該 e-Claims 被抽選查核。如 e- Claim 被抽選查核，索償人將會收到電子郵件通知，並需於通知日期起三十(30)個日曆天 內，把正本文件/收據連同該電子郵件的副本(或標記 e-Claim 編號)遞交至財務處。索償 人可經校內郵寄提交正本文件/收據，或郵寄至荃灣海濱花園怡樂街 2-12 號，香港浸會大 學荃灣校園 TWC206 室，致「財務處(醫療組)」。
財務處只會在收到正本文件/收據後，才會處理相關 e-Claim。如財務處在三十(30)個日曆 天內仍然未能收到正本文件/收據，該 e-Claim 將會經本系統自動退回給索償人。
因 e-Claim 有可能被抽選查核，所以索償人應保留正本收據/發票至少三(3)個月並由完成索償的日期開始起計。
索償人可以使用本系統主頁上的“索償查詢”功能來檢閱其 e-Claims 的處理狀況。 此功能可讓索償人查看最近兩個財政年度(包括目前財政年度)內所提交的索償。此外，當 e-Claim 被提交、處理、付款、退回或不獲處理時，索償人亦會收到相關的電子郵件通知。
如要儲存尚未完成的 e-Claim 以作日後提交，可以點擊“儲存草稿”，而已輸入的資料將 會被保存。日後閣下可返回系統以檢索該草稿紀錄並繼續完成該 e-Claim ; 未完成的 e- Claim 會保存在系統主頁上“行動警示”下的“尚未遞交的索償”內。如果 e-Claim 草稿在 其建立日期三十(30)個日曆天後仍未被提交，該 e-Claim 草稿則會自動從系統中刪除。
要繼續完成系統中已保存的 e-Claim 草稿，可從系統主頁上“行動警示”下的“尚未遞交 的索償”中選擇相關 e-Claim 草稿，並完成輸入所需資料。
請注意，e-Claims 草稿只會從建立日期起在系統中保存三十(30)個日曆天。未完成的 e- Claim 草稿如在其建立日期起計三十(30)個日曆天後仍未被提交，則會自動從系統中刪除。
閣下可透過系統主頁上的 “福利餘額” 來檢閱帳戶下所有成員(包括符合資格的家庭成員) 的醫療福利餘額。
閣下可在系統主頁上的“索償查詢” 來檢閱各個e-Claim的狀況。閣下可以輸入e-Claim編號、醫療類別、索償人或提交日期去搜索。
每一個 e-Claim 只可提交一個索償人的單一次醫療診症申請。不可於同一個 e-Claim 內提交多個索償人或多次醫療診症的申請。
如需協助，請提供 e-Claim 編號並致電財務處二十四小時熱線電話 3411-2299 或電郵 fomedical@hkbu.edu.hk。財務處熱線只提供預先錄製關於薪酬和福利上的常見資料。如 需留言予財務處，請致電財務處熱線後按1 > 0 (廣東話) ; 或2 > 0 (英語) ; 或3 > 0 (普通話)。請於留言信箱留下閣下的姓名、查詢問題、e-Claim 編號和聯絡方法。閣下亦 可以電郵致 fomedical@hkbu.edu.hk。財務處會在兩個工作天內回覆閣下。
系統資料輸入的疑問
提交步驟:
- 合資格成員可經由網上 e-Medical Claims System (BUniPort)(按此)或大學的手機應用程式遞交;
- 在主頁按“新e-Claims”;
- 選擇“索償人”和“醫療類別”;
- 輸入“診症/治療日期”;
- 輸入“醫生姓名/診所名稱 (自選)”;
- 輸入/選擇“診斷”;
- 在“索償性質”內選擇新 e-Claim 或第二次索償 ;
- 輸入“收據金額”;
- 上載所需要的收據/發票及/或轉介信;
- 檢閱該“e-Claim”;和
- “遞交”前細閱“聲明及授權”
- 上載所需要的收據/發票及/或轉介信;
不可以。所有索償必須提供醫療診斷。而該診斷必需由註冊西醫在收據上清楚列明。
如治療是在政府診所或醫管局轄下的醫院門診進行並取得相關收據，索償人可作出自我聲 明去確定醫療診斷，即可獲得豁免。
因醫學名稱眾多，系統上未必能提供所有醫學上的專業診斷名稱。如果找不到合適的診斷名稱，請選擇“其他疾病”，並輸入收據上的診斷名稱。
索償人需要透過上載掃描副本或圖像(PDF、JPG 或 PNG 格式)來附上正式收據、轉介信或其 他文件。系統將根據所選的醫療類別/項目，顯示所需要的上載的文件類型(例如收據，轉 介信等)。
每種文件類型(收據或轉介信)，只可最多每次上載五張圖像或文件檔案，而每份文件上載的容量上限為 5MB。 請注意此系統只支援 PDF, JPF 或 PNG 格式。
所有 e-Claim 應在診症/治療當日起計的三十(30)個日歷天內遞交。逾期遞交的 e-Claim 會被系統提示要求在留言箱中提供遲交原因，並且有可能不獲處理。請注意所有逾期申請會由財務處作出個別審批。
當收據金額超過 e-Claim 的預定門檻，系統會要求索償人提供處方藥物的日數。
如果收據上沒有註明這些資料，索償人須隨後要求註冊醫生或診所提供相關醫療費用的明 細，包括(1) 診金 ; (2) 藥物費用; 和 (3) 處方藥物的日數。索償人應該在遞交 e-Claim 時一拼輸入以上資料。
如何處理被退回或不獲處理的e-Claim
當申索資料不足或不正確，e-Claim 便會被退回。索償人會收到電郵通知該 e-Claim 巳被 退回並等待索償人提供進一步的資料。
索償人可選擇在系統主頁上“行動警示”下的“e-Claim 需要額外資料”，補交所要求的 資料。當確認已經提供所要求的資料後，才好再次遞交申請。如財務處未能在通知日期起 計三十(30) 個日曆天內收到所要求的資料，該 e-Claim 將會被自動當成是索償人撤消申請。
在任何原因下，當全部或部份 e-Claim 被不獲處理時，索償人會收到一封電郵通知。該 e- Claim 不獲處理的原因亦會顯示在系統上“退回原因”當中。索償人應審視相關原因並作 出適當的行動，例如(1) 接受不獲處理的原因，或(2) 盡快電郵至fomedical@hkbu.edu.hk 作出上訴，但任何情況下，所有上訴也不可超過由不獲處理電郵的發出日起計三十(30) 個 日曆天提出。
付款問題
隨著推行本系統，門診賠償的支付週期會由每兩星期變成每星期支付。財務處會體諒及細 心地盡快處理閣下的 e-Claim，相關賠償款項會直接存入員工的支薪銀行戶口當中。在正 常情況下，如 e-Claim 填寫的資料正確及有足夠的証明文件，閣下會在十五個工作天內獲 得賠償。
閣下可以透過系統主頁上的“索償查詢”來檢閱巳遞交 e-Claim 的處理狀況。當 e-Claim 被處理和支付後，閣下會收到一封電子郵件，通知閣下可經“BUniPort”下載 “門診醫療 賠償通知單”。